Uns erreichen vermehrt Nachfragen über die gesetzlichen Regelungen bezüglich der Verpflegungspauschale von Unternehmern und Arbeitnehmern bei Geschäftsreisen. Aus diesem Anlass möchten wir Sie hier genauer über die steuerliche Betrachtung von Zuwendungen bei Dienstreisen informieren.

Aktuell beträgt die Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen am An- und Abreisetag jeweils 12,00 Euro, vorausgesetzt die Abwesenheit beträgt mehr als 8 Stunden pro Tag. Bei einen kompletten Tag (24-stündige Abwesenheit) beträgt die Verpflegungspauschale derzeit 24,00 Euro. Bei einer Dienstreise unter 8 Stunden wird keine Verpflegungspauschale erstattet.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer reist montags um 9 Uhr los und ist mittwochs um 18 Uhr wieder zurück. Er kann sich die Verpflegungspauschale in Höhe von insgesamt 48,00 Euro (12 + 24 + 12) steuerfrei erstatten lassen.

Wie Sie sicherlich bereits selbst festgestellt haben, übersteigen die anfallenden Kosten vielmals den steuerlichen Freibetrag. Insbesondere in Städten und Regionen mit hohen Lebenshaltungskosten ist mit höheren Verpflegungskosten zu rechnen.

Nach § 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG können Sie den doppelten Betrag der gesetzlichen Verpflegungspauschale für sich und Ihre Mitarbeiter erstatten. In diesem Fall wird der doppelte Betrag pauschal mit 25 % versteuert. Hier gilt es zu beachten, dass der Mehrbetrag die gesetzliche Verpflegungspauschale nicht um mehr als 100 % übersteigen darf. In dem oben beschriebenen Beispiel können dem Unternehmer bzw. dem Arbeitnehmer 96 Euro als Verpflegungskosten erstattet werden, wenn der Mehrbetrag von 48,00 Euro pauschal mit 25 % vom Unternehmen versteuert wird.

Ein weiterer Vorteil für Arbeitnehmer und Arbeitgeber: Aufgrund der Zahlung von Pauschalsteuer auf den übersteigenden Betrag bleibt dieser ebenfalls sozialversicherungsfrei für beide Seiten.

Bei Fragen zur Nutzung der steuerlichen Vorteile bei Geschäftsreisen können Sie sich gerne an unsere Service-Hotline 06541 / 818788 wenden oder uns per Mail unter info@TAXolution-Stb.de kontaktieren.