Müssen bzw. Dürfen EC-Karten-Umsätze im Kassenbuch aufgezeichnet werden?

Im Kassenbuch werden alle Barbewegungen erfasst, um jederzeit eine Kassensturzfähigkeit zu gewährleisten

Das Bundesfinanzministerium ist der Auffassung, dass die Aufzeichnung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch einen formellen Mangel darstellen. Sinn und Zweck eines Kassenbuches ist es, alle Barbewegungen aufzuzeichnen, um den Soll- mit dem Istbestand der Barkasse überprüfen zu können. Für den Fall einer Kassenprüfung muss die Kassensturzfähigkeit jederzeit gewährleistet sein.

In der Praxis werden häufig die Gesamtumsätze (Bargeld und EC-Zahlung) zur Erst-Erfassung im Kassenbuch notiert und anschließend die EC-Zahlungen als „Ausgabe“ ausgetragen. Der Gesamtbetrag wird zu einem späteren Zeitpunkt im Kassenkonto verbucht und die anteiligen EC-Kartenumsätze über ein Geldtransitkonto (durchlaufender Posten) ausgebucht.

Diverse Verbände hatten nun beim BMF angefragt, welcher nun eine praktikable Lösung präsentiert hat:

  • Werden EC-Kartenumsätze zwar im Kassenbuch erfasst, aber in einem weiteren Schritt gesondert kenntlich gemacht, ist die Kassensturzfähigkeit gegeben.
  • Eine andere Möglichkeit ist, wie von uns bereits vorweg erläutert, EC-Kartenumsätze im Kassenbuch zusammen mit den übrigen Bar- und ggfls. Gutscheinumsätzen zu erfassen und danach aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto zu überführen (Geldtransit).

Vorstehendes kann für ähnliche Zahlungsweisen wie Kreditkartenzahlungen, Gutschein-Einlösungen, Verzehrscheck-Einlösungen usw. nur analog anzuwenden sein.

Wichtig ist, dass eine Kassensturzfähigkeit jederzeit gegeben sein muss und der tatsächliche Kassenbestand überprüft werden kann. Ist dies nicht der Fall, kann dies zur Verwerfung der Kassenbuchführung und in der Folge zur Gesamt-Buchführung führen. Der jeweilige Zahlungsweg sollte aus diesem Grund ausreichend dokumentiert werden, um Steuernachzahlungen und Strafzahlungen zu vermeiden.

Bei Fragen zum Kassenbuch können Sie sich gerne an unsere kostenfreie Service-Hotline +49 6541 878788 wenden. Alternativ erreichen Sie uns auch per Mail unter info@TAXolution-Stb.de.