Wichtige Lohninformationen ab 2027
Ab dem 1. Januar 2027 endet die bisherige gesetzliche Übergangsfrist zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen (§ 8 Abs. 2 BVV). Das bedeutet für Sie als Arbeitgeber: Alle lohn- und prüfungsrelevanten Dokumente müssen zwingend digital, geordnet und unveränderbar archiviert werden. Die Deutsche Rentenversicherung führt Betriebsprüfungen (euBP) ab diesem Zeitpunkt rein elektronisch durch. Eine Aufbewahrung in Papierform oder eine „Mischform“ (teils Papier, teils digital) ist ab 2027 rechtlich nicht mehr zulässig.
Alle Personal- und Entgeltunterlagen müssen zwingend rein digital und unveränderbar archiviert werden.
Die Deutsche Rentenversicherung schafft die klassische Papierprüfung ab. Das bedeutet: Das Abheften von Arbeitsverträgen, Krankenkassenbescheinigungen oder Minijob-Anträgen im Papierordner ist ab dem Jahreswechsel rechtlich nicht mehr ausreichend. Die Originaldokumente müssen jedoch zwingend nach gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden.
Was bedeutet das konkret für Sie?
Folgende Unterlagen müssen ab Januar 2027 zwingend in elektronischer Form vorliegen und der jeweiligen Person digital zugeordnet sein:
- Alte prüfungsrelevante Arbeitsverträge und Ergänzungsvereinbarungen
- Arbeitszeitnachweise (Stundenzettel)
- Urlaubsanträge und Nachweis über genommene Urlaubszeiten
- Krankmeldungen und Nachweise über Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall
- Krankenkassen- und Mitgliedsbescheinigungen
- Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudenten
- Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht (z. B. bei Minijobs)
- Nachweise zur Elternzeit und Urlaubszeiten
- Entsendungsdokumente und A1-Bescheinigungen bei Auslandstätigkeiten
- Arbeitserlaubnisse (Aufenthaltstitel und Visumdokumente ausländischer Mitarbeiter)
- Nachweis der Elterneigenschaft und der Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder
- Befreiungsanträge bei Minijobbern
- DEÜV-Meldungen (An- Ab- und Jahresmeldungen zur Sozialversicherung)
Im Rahmen der künftig gewählten GoBD-konformen Archivierung ist sicherzustellen, dass abrufbare Dokumente im Falle einer Betriebsprüfung sofort digital verfügbar sind.
Wenn Sie sich für Option 1 „DATEV Personal“ entscheiden, werden wir die technische Einrichtung im Hintergrund vorbereiten und Sie rechtzeitig kontaktieren, um Ihnen den Zugang einzurichten. Sie müssen keine aufwendigen IT-Systeme installieren – ein PC mit Internetzugang oder ein Smartphone genügt.
Das Einreichen von Unterlagen ist für Sie zukünftig so einfach wie das Versenden einer Nachricht:
- Fotografieren oder Scannen: Sie fotografieren das Dokument (z.B. eine Mitgliedsbescheinigung) einfach mit dem Smartphone oder scannen es am PC ein.
- Hochladen: Sie laden das Dokument per Klick in Ihr geschütztes Online-Portal hoch.
- Fertig: Das Dokument ist sofort sicher, ordnungsgemäß und für uns abrufbar abgelegt. Sie müssen nichts mehr ausdrucken, lochen oder per Post an uns senden.
Sobald wir Ihr Rückmeldeformular erhalten haben, werden Sie von uns kontaktiert.
Ihr TAXolution Team
Stand 11/2026
