Regelungen:

• Alle Aufwendungen (Betriebsausgaben) müssen schriftlich nachgewiesen werden. Dieser Nachweis kann in Form einer Rechnung oder eines Beleges für Kleinbeträge erfolgen. Wenn es möglich ist, dann sollten neben den Aufwendungen auch die Anzahl der Teilnehmer auf dem Nachweis vermerkt sein (z.B. auf Rechnung im Restaurant).
• Alle Aufwendungen werden zu einer Summe „Weihnachtsfeierkosten“ addiert. Hierzu zählen beispielsweise die Ausgaben für Speisen und Getränke, sowie die Kosten für die Location und die Geschenke der Mitarbeiter.
• Die Gesamtkosten werden gleichmäßig auf die anwesenden Teilnehmer verteilt, sodass sich die „Pro-Kopf-Kosten“ ergeben.
• Erstellen Sie sowohl eine Einladungsliste als auch eine Teilnehmerliste. Hieraus kann das Finanzamt die „Pro-Kopf-Kosten“ auf die tätsächlich teilnehmenden Personen abstellen.
• Reisen Ihre Mitarbeiter mit dem eigenen Auto zur Weihnachtsfeier an, besteht die Möglichkeit, diese Kosten als „Reisekosten“ geltend zu machen. In diesem Fall werden die Kosten nicht den Aufwendungen der Weihnachtsfeier zugeordnet.
• Die Geschenke an die Mitarbeiter müssen aus Anlass von Weihnachtsfeiern ausgegeben werden. Dieser Anlassbezug wird unterstellt, wenn die Geschenke die Kosten von 60 Euro (brutto) nicht überschreiten.

Rechtsfolgen:

• Pro-Kopf-Kosten bis einschließlich 110 Euro (brutto):

Sofern der Betriebsveranstaltungsfreibetrag noch nicht verbraucht wurde, sind die Aufwendungen lohn- und einkommensteuerfrei. Dieser Freibetrag gilt jeweils für bis zu zwei Veranstaltungen im laufenden Kalenderjahr. Zusätzlich tritt eine Sozialversicherungsbefreiung ein. In diesem Fall kann der Arbeitgeber grundsätzlich aus allen Eingangsrechnungen die Vorsteuer geltend machen.

• Pro-Kopf-Kosten über 110 Euro (brutto):

Der übersteigende Teilbetrag wird als lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn angesehen. Ein Abzug der Vorsteuer aus den Eingangsrechnungen der Weihnachtsfeier ist bei Überschreitung des Freibetrags ausgeschlossen. Es besteht die Möglichkeit den übersteigenden Teilbetrag mit 25% Lohnsteuer zu pauschalisieren und es erfolgt daraufhin keine weitere Sozialversicherungspflicht.

• Nehmen Geschäftspartner, Kunden, etc. an der Weihnachtsfeier teil, so sind diese Aufwendungen nach den Regeln für den beschränkten Betriebsausgabenabzug „Bewirtung“ und „Geschenke“ zu behandeln. Hierfür ist eine gesonderte Buchung für den Betriebsausgabenabzug zwingend erforderlich.
• Alle Aufwendungen, auch der Pro-Kopf-Anteil für den Einzel- und Mitunternehmer, sind als Betriebsausgaben abzugsfähig. Ausgenommen von dieser Regelung sind die Aufwendungen für die Angehörigen des Beschäftigten, die nicht im Unternehmen beschäftigt sind, sofern keine Begleitpersonen zur Weihnachtsfeier eingeladen wurden.