Geschäftsessen 2026: So setzten Sie den Restaurantbesuch als Geschäftsführer rechtssicher ab

Ein Geschäftsessen ist oft mehr als nur eine Mahlzeit – es ist der Ort für Abschlüsse, Strategien und Networking. Doch für Geschäftsführer schaut das Finanzamt ganz genau hin. Mit den Steueränderungen ab Januar 2026 gibt es zudem neue Details bei der Abrechnung zu beachten.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die Bewirtungskosten korrekt verbuchen und teure Fehler bei der Betriebsprüfung vermeiden.

1. Die goldene Regel: 70 % vs. 100 %

Auch im Jahr 2026 bleibt die Grundregel bestehen:

Bewirtung von Geschäftspartnern:
Sie können 70 % der Netto-Kosten als Betriebsausgabe absetzen. Die restlichen 30 % werden steuerlich als private Lebensführung behandelt.

Vorsteuer-Bonus:
Die Umsatzsteuer (Vorsteuer) erhält die Firma in der Regel zu 100 % zurück – vorausgesetzt, die Rechnung ist formal fehlerfrei.

2. Update 2026: Neue Steuersätze beachten

Ab dem 1. Januar 2026 wird es in der Buchhaltung wieder etwas kleinteiliger. Die dauerhafte Senkung der Mehrwertsteuer auf Speisen tritt in Kraft:

Speisen: 7 % MwSt.

Getränke: 19 % MwSt.

Dein Check: Achte darauf, dass das Restaurant diese Sätze auf dem Beleg getrennt ausweist. Nur bei korrekter Auszeichnung kann deine Buchhaltung die Vorsteuer ziehen. Bei Pauschalangeboten (z. B. „Business Lunch“) gilt meist eine 70/30-Aufteilung (Speisen zu Getränken) als akzeptiert.

3. Formfehler vermeiden: Das muss auf die Rechnung.

Als Geschäftsführer Sind Sie Angestellter Ihrer Gesellschaft. Damit das Finanzamt die Kosten nicht als „verdeckte Gewinnausschüttung“ (vGA) einstuft, muss die Rechnung auf den Namen der Firma lauten (besonders wichtig ab einem Betrag von 250 €).

Die Pflichtangaben auf dem Beleg:

• Name und Anschrift des Restaurants & der Firma
• Steuernummer des Gastronoms & Rechnungsnummer
• Detaillierte Auflistung (nicht nur „Speisen und Getränke“)
• TSE-Sicherheitsdaten (meist als QR-Code am Ende des Bons)

4. Der Bewirtungsbeleg: Wer, Wo, Warum?

Ein Kassenzettel allein reicht nicht. Sie müssen einen Bewirtungsbeleg ausfüllen (oft auf der Rückseite oder digital als Anlage).

Teilnehmer: Alle anwesenden Personen namentlich nennen.

Anlass: „Projektbesprechung“ ist zu vage. Nutze konkrete Begriffe wie „Akquise Neukunde Müller“ oder „Vertragsverhandlung Projekt Alpha“.

5. Sonderfall: Essen mit den eigenen Mitarbeitern

Laden Sie Ihr Team ein (Weihnachtsfeier, Teambuilding), können Sie die Kosten zu 100 % absetzen.

Wichtig: Bleiben Sie unter der Freigrenze von 110 € pro Person (inkl. MwSt.), damit für deine Mitarbeiter kein steuerpflichtiger „geldwerter Vorteil“ entsteht.

Fazit für Geschäftsführer:
Wer mit der Firmenkarte zahlt, die neuen Steuersätze ab 2026 prüft und den Anlass präzise dokumentiert, ist auf der sicheren Seite. Digitalisieren Sie Ihre Belege am besten sofort nach dem Besuch, um der E-Rechnungs-Pflicht und der GoBD-Konformität gerecht zu werden.

Pro-Tipp: Nutzen Sie ab 2026 digitale Tools (z.B.: DATEV Unternehmen online, Lexware Office) für das Belegmanagement. So verknüpfen Sie Foto, Teilnehmerliste und Buchungssatz in Sekunden und Sie sind für die nächste Betriebsprüfung bestens gerüstet.

Ihr TAXolution-Team

Stand 12/2025